politique de confidentialité

1. Qui est responsable

1.1 Protso OÜ est responsable du traitement des données personnelles utilisées pour l'exploitation du site protso.com, la gestion des demandes de renseignements, des réservations et des relations clients. Numéro d'enregistrement estonien : 14404876. Adresse du siège social : Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9, 11314, Estonie. Pour toute demande relative à la protection des données, veuillez contacter team@protso.com en précisant uniquement les informations nécessaires à l'identification de votre demande.

1.2 La présente politique de confidentialité s'adresse aux visiteurs de notre site web, aux clients, aux voyageurs, aux personnes effectuant des réservations pour le compte de tiers et aux représentants d'agences ou de prestataires de services utilisant notre site. Une agence de voyages en ligne, un prestataire de paiement ou un opérateur de transport peut également traiter des informations à ses propres fins, conformément à sa propre politique de confidentialité. Leur intervention ne nous dégage pas de notre responsabilité quant au traitement de nos propres données.

2. Informations que nous recueillons et leurs sources

2.1 Lorsque vous effectuez une recherche ou une demande de renseignements, nous traitons l'itinéraire ou la destination, les dates de voyage, le nombre de passagers, la devise, vos coordonnées et le message que vous nous envoyez. Lors de la réservation, ces informations peuvent également inclure les noms des voyageurs, leurs numéros de téléphone, les adresses de prise en charge et de dépose, les références de vol ou de train, l'âge requis pour les sièges enfant ou les activités autorisées, les bagages, les options de service et les références de réservation.

2.2 Nous recevons des informations directement de votre part et, le cas échéant, du responsable de la réservation, de votre agence de voyages, d'une agence de voyages en ligne ou du prestataire impliqué dans votre service. Veuillez communiquer cette notice aux personnes dont vous nous fournissez les coordonnées et assurez-vous d'être autorisé(e) à organiser leur voyage. Si une autre personne nous a communiqué vos coordonnées, vous pouvez nous interroger sur la source et les informations qu'elle détient.

2.3 Les comptes clients et agences utilisent la vérification par e-mail et les identifiants de session. Les messages de service, les pièces jointes, les enregistrements d'exploitation, les modifications, les annulations, les réclamations et les références de paiement peuvent être conservés avec une réservation. Les informations de connexion, telles que les adresses IP, les détails du navigateur, les heures de requête et les enregistrements d'erreurs ou de sécurité, sont également traitées lorsque les systèmes fournissent ou protègent le service.

3. Pourquoi nous utilisons les informations et nos fondements juridiques

3.1 Pour tout client ayant conclu un contrat avec nous, nous utilisons les informations nécessaires pour répondre à ses demandes, établir un devis, accepter et gérer les réservations, organiser la prise en charge, traiter le paiement, envoyer des mises à jour concernant le service et procéder aux remboursements : il s’agit des étapes préalables à la conclusion et à l’exécution du contrat, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Sans ces informations essentielles de contact et de voyage, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir le service demandé.

3.2 Pour les voyageurs ayant réservé par un tiers et les représentants d'entreprises, la coordination du voyage demandé et la communication avec le titulaire de la réservation reposent généralement sur notre intérêt légitime à fournir le service, dans le respect des droits du voyageur. La sécurité, la prévention des fraudes aux paiements, les enquêtes sur la qualité du service et la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice peuvent également reposer sur notre intérêt légitime au sens de l'article 6, paragraphe 1, point f). Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime.

3.3 Nous utilisons les données pertinentes pour satisfaire aux obligations comptables, fiscales, réglementaires et de divulgation légale prévues à l'article 6, paragraphe 1, point c). Lorsque nous sollicitons un consentement pour une finalité véritablement facultative, l'article 6, paragraphe 1, point a), s'applique et le consentement peut être retiré. L'acceptation des conditions de réservation ne vaut pas consentement au marketing non lié à la réservation ni au suivi facultatif.

4. Paiements

4.1 Les paiements par carte sont traités par le service de paiement Stripe. Nous recevons les informations de paiement relatives à la réservation, telles que les références de transaction, le montant, la devise, le statut du paiement et les informations concernant les remboursements ou les litiges. Ne nous communiquez jamais vos numéros de carte complets, vos codes de sécurité ni vos mots de passe bancaires par message.

4.2 Stripe traite également des informations à des fins de sécurité des paiements et pour se conformer à la réglementation. Sa politique de confidentialité est disponible à l'adresse https://stripe.com/privacy. Votre banque et votre réseau de paiement sont responsables du traitement de vos données.

5. Fournisseurs de voyages et autres bénéficiaires

5.1 Les informations nécessaires à votre réservation sont communiquées au transporteur, au chauffeur, au voyagiste ou au guide concerné. Il peut s'agir du nom et des coordonnées du voyageur principal, des horaires de trajet, de la référence du vol, du point de rencontre, des besoins des passagers et de leurs bagages, ainsi que des instructions de service. Ces informations sont également partagées avec votre agent agréé ou votre agence de voyages en ligne (OTA) si nécessaire pour la gestion de votre réservation.

5.2 Le personnel autorisé et les prestataires techniques assurent l'hébergement, la gestion des bases de données de réservation, l'accès aux comptes, les communications, le traitement des paiements, la recherche d'adresses et la traduction des messages. Le site web utilise Vercel pour l'hébergement, Supabase pour les services de réservation, Stripe pour le paiement et Google pour la recherche d'adresses. Les communications par courriel de l'entreprise utilisent les services Microsoft. La traduction des messages peut faire appel à un prestataire de services de traduction.

5.3 Les conseillers professionnels, les assureurs, les gestionnaires de litiges de paiement et les autorités publiques peuvent recevoir les documents pertinents lorsque cela est nécessaire et légal. Les demandes d'informations concernant une réservation doivent être vérifiées avant toute divulgation de données personnelles. Un prestataire a besoin d'informations sur ses services, et non d'un accès illimité à tous les dossiers clients.

6. Recherche d'adresses, contenu et services externes

6.1 Lorsque vous saisissez un lieu de prise en charge ou une destination, l'emplacement indiqué et le contexte de recherche sont traités afin de suggérer et de trouver des lieux grâce aux services de géolocalisation de Google. Évitez de saisir des informations personnelles ou médicales sans rapport avec le lieu dans les champs de localisation.

6.2 Certaines pages chargent des polices ou des images provenant de services externes, tels que Google Fonts ou Unsplash. La transmission de ces ressources implique une requête réseau susceptible de divulguer des informations de connexion, comme l'adresse IP et les informations du navigateur, au fournisseur de ressources. Les politiques de confidentialité de ces services externes sont disponibles aux adresses suivantes : https://policies.google.com/privacy et https://unsplash.com/privacy.

6.3 Les liens externes vous dirigent vers des services ayant leurs propres politiques de confidentialité. La présente notice ne remplace pas les politiques de ces services.

7. Messages, traduction et traitement automatisé

7.1 Les communications relatives aux réservations peuvent être traduites automatiquement afin de faciliter la communication entre les clients et les équipes de service. Le texte et la langue des messages peuvent être traités par un service de traduction. Le message original reste disponible ; n'hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant les instructions importantes relatives à la prise en charge, l'annulation ou la sécurité si la traduction n'est pas claire.

7.2 Les outils automatisés prennent également en charge la recherche, le calcul des prix, le suivi des paiements et l'acheminement des opérations. Le devis affiché dépend des informations de recherche et de service. Si un résultat automatisé semble erroné ou affecte votre réservation, veuillez nous contacter pour qu'un conseiller l'examine. Cet avis n'autorise pas une nouvelle utilisation des messages à des fins de marketing sans rapport avec l'objet initial, ni une nouvelle décision entièrement automatisée ayant des conséquences juridiques ou similaires importantes.

8. Informations sensibles et enfants

8.1 Nous avons généralement besoin d'informations pratiques sur vos besoins, et non d'un dossier médical complet. Veuillez ne pas télécharger de documents d'identité, de dossiers médicaux ou d'autres informations sensibles inutiles. Si une prestation requiert des informations relatives à la santé, veuillez nous contacter afin que nous puissions déterminer une méthode de collecte appropriée et une condition particulière valable, telle qu'un consentement explicite le cas échéant. L'acceptation d'une réservation classique ne vaut pas consentement.

8.2 Les réservations doivent être effectuées par un adulte autorisé. Les informations concernant les enfants sont utilisées, le cas échéant, pour organiser leur voyage, les mesures de contention légales ou les conditions de participation liées à leur âge. Veuillez ne fournir que les informations nécessaires à cette fin.

9. Traitement international

9.1 Nos services impliquent des destinations et des prestataires technologiques situés dans différents pays. Les informations de réservation pertinentes peuvent être transmises au fournisseur du pays de destination, et les prestataires technologiques peuvent traiter des informations en dehors de l'Espace économique européen. Le stockage dans une région n'implique pas nécessairement que toutes les opérations de support ou de sous-traitance y soient effectuées.

9.2 Pour les transferts restreints, le mécanisme applicable doit être identifié : par exemple, une décision d’adéquation ou des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties de mesures complémentaires si nécessaire. Les exceptions liées à la nécessité contractuelle sont limitées et ne constituent pas un fondement général pour l’externalisation courante à l’étranger.

9.3 Les accords publiés par les prestataires décrivent leurs mécanismes de transfert : Vercel (https://vercel.com/legal/dpa et Supabase (https://supabase.com/legal/dpa. Ces accords concernent les services de ces prestataires, et non l’ensemble des fournisseurs de destinations. Pour obtenir des informations sur les destinataires et les garanties applicables à votre réservation, et pour demander une copie (le cas échéant, sous réserve des omissions nécessaires), veuillez contacter team@protso.com.

10. Combien de temps les informations sont-elles conservées ?

10.1 La durée de conservation dépend de la finalité et des obligations applicables. Les pièces justificatives comptables soumises aux règles de conservation estoniennes sont généralement conservées pendant sept ans à compter de la fin de l'exercice financier auquel elles se rapportent. Cela ne signifie pas que chaque message ou enregistrement de navigation doit être conservé pendant sept ans.

10.2 Les autres enregistrements de réservation et d'assistance sont évalués en fonction de la réalisation du service, des remboursements ou litiges en cours, des délais de réclamation applicables et des obligations légales de conservation. Les demandes non traitées sont évaluées afin de déterminer si un suivi est toujours justifié ; les informations de compte sont traitées en fonction de la relation commerciale en cours et des obligations qui en découlent. Les enregistrements de sécurité sont évalués en fonction des besoins d'enquête et de protection.

10.3 Lorsque la finalité du traitement et toute obligation légale prennent fin, les informations doivent être supprimées ou anonymisées. Une obligation légale de conservation ou un litige non résolu peuvent justifier une conservation plus longue des documents pertinents. Le présent avis ne garantit pas que la fermeture d'un compte entraîne la suppression immédiate des données financières ou de toutes les copies de sauvegarde. Veuillez nous contacter pour une évaluation de la conservation de vos informations ou une demande de suppression.

11. Le marketing et vos choix

11.1 Les confirmations de réservation, les instructions de retrait et les messages de service nécessaires constituent des communications opérationnelles. Elles sont distinctes de la publicité. Un achat, une demande de renseignements ou l'acceptation des présentes conditions générales ne vous inscrit pas automatiquement à des fins marketing.

11.2 Si nous proposons des abonnements marketing, l'autorisation requise ou toute autre base légale valable ainsi qu'une possibilité de désabonnement doivent être fournies. Vous pouvez vous opposer au marketing direct à tout moment en contactant team@protso.com ; le retrait de votre autorisation de communication marketing n'annule pas une réservation existante.

12. Vos droits en matière de protection des données

12.1 Sous réserve des conditions applicables, vous pouvez demander l'accès à vos données et en obtenir une copie, les rectifier, les effacer, en limiter le traitement, les porter à votre disposition ou vous opposer à leur traitement fondé sur des intérêts légitimes. Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données sans que cela n'affecte leur validité lors d'un traitement antérieur licite. Vos droits ne sont pas absolus ; par exemple, une obligation comptable ou une action en justice peut exiger la conservation de certains documents.

12.2 Envoyez votre demande par courriel à team@protso.com. Nous pourrions vous demander des informations proportionnées afin de vérifier votre identité et de protéger les données des autres voyageurs. Nous répondons généralement sous un mois. Si une prolongation légale de deux mois maximum est nécessaire en raison de la complexité de votre demande ou du nombre de demandes, nous vous en informerons dans le premier mois. Si votre demande ne peut être satisfaite, nous vous en expliquerons les raisons et vous indiquerons vos recours.

12.3 Vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Inspection estonienne de la protection des données (https://www.aki.ee/en) ou auprès de l'autorité de contrôle compétente du pays où se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où l'infraction présumée a eu lieu. Vous n'êtes pas tenu de renoncer à votre droit de recours ni d'accepter préalablement notre conclusion.

13. Sécurité et mises à jour

13.1 Conservez vos codes de vérification et liens de compte ou de paiement confidentiels, utilisez des appareils de confiance et déconnectez-vous des appareils partagés. Signalez-nous immédiatement toute utilisation non autorisée de votre compte ou de votre réservation. Aucun service internet ne peut garantir une sécurité absolue.

13.2 Cette notice est datée et mise à jour. Tout nouveau traitement de données important nécessite des informations appropriées et, le cas échéant, une nouvelle base juridique ou un nouveau consentement ; la publication d’une notice mise à jour ne vaut pas consentement. Les cookies et autres technologies similaires de stockage du navigateur sont décrits dans la Politique relative aux cookies.