Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

1.1 Protso OÜ is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden gebruikt voor de exploitatie van protso.com, het afhandelen van vragen en het beheren van boekingen en klantrelaties. Estlands registratienummer: 14404876. Geregistreerd adres: Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9, 11314, Estland. Neem voor privacyverzoeken contact op met team@protso.com en vermeld daarbij alleen de informatie die nodig is om de kwestie te identificeren.

1.2 Deze kennisgeving is van toepassing op websitebezoekers, klanten, reizigers, mensen die voor anderen boeken en vertegenwoordigers van reisbureaus of dienstverleners die onze website gebruiken. Een online reisbureau (OTA), betalingsprovider of vervoersbedrijf kan ook gegevens verwerken voor eigen doeleinden onder hun eigen privacyverklaring. Hun betrokkenheid ontslaat ons niet van onze verantwoordelijkheid voor onze eigen gegevensverwerking.

2. Informatie die we verzamelen en de bronnen ervan.

2.1 Wanneer u zoekt of een aanvraag indient, verwerken we de route of bestemming, reisdata, aantal passagiers, valuta, contactgegevens en het bericht dat u verstuurt. Bij het boeken kan de informatie ook namen van reizigers, telefoonnummers, ophaal- en afzetadressen, vlucht- of treinreferenties, leeftijden die nodig zijn voor kinderzitjes of deelname aan activiteiten, bagage, serviceopties en boekingsreferenties bevatten.

2.2 Wij ontvangen informatie rechtstreeks van u en, indien van toepassing, van de hoofdboeker, uw reisagent, een online reisbureau (OTA) of de leverancier die bij uw dienst betrokken is. Zorg ervoor dat u deze kennisgeving beschikbaar stelt aan de personen van wie u de gegevens verstrekt en dat u bevoegd bent om hun reis te regelen. Als iemand anders uw gegevens heeft verstrekt, kunt u bij ons informeren naar de bron en de informatie die wordt bewaard.

2.3 Klanten- en agentschapsaccounts maken gebruik van e-mailverificatie en sessiegegevens. Serviceberichten, geüploade bijlagen, operationele gegevens, wijzigingen, annuleringen, klachten en betalingsreferenties kunnen bij een boeking worden opgeslagen. Verbindingsinformatie, zoals IP-adressen, browsergegevens, aanvraagtijden en fout- of beveiligingsgegevens, wordt ook verwerkt wanneer systemen de service leveren of beveiligen.

3. Waarom we informatie gebruiken en onze wettelijke grondslagen

3.1 Voor een klant die een overeenkomst met ons sluit, gebruiken we de noodzakelijke informatie om vragen te beantwoorden, offertes op te stellen, boekingen te accepteren en te beheren, het ophalen te coördineren, betalingen af te handelen, service-updates te versturen en terugbetalingen te regelen: stappen voorafgaand aan een overeenkomst en de uitvoering van die overeenkomst volgens artikel 6(1)(b) van de AVG. Zonder essentiële contact- en reisinformatie kunnen we de gevraagde dienst mogelijk niet leveren.

3.2 Voor reizigers die door een andere persoon of vertegenwoordiger van een bedrijf zijn geboekt, is de coördinatie van de aangevraagde reis en de communicatie met de gemachtigde boeker over het algemeen gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen bij het verlenen van de dienst, waarbij rekening wordt gehouden met de rechten van de reiziger. Ook de beveiliging, het voorkomen van misbruik van betalingen, onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening en het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen kunnen gebaseerd zijn op gerechtvaardigde belangen in de zin van artikel 6(1)(f). U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigde belangen.

3.3 We gebruiken relevante gegevens om te voldoen aan de verplichtingen op het gebied van boekhouding, belastingen, regelgeving en wettelijke openbaarmaking krachtens artikel 6(1)(c). Wanneer we toestemming vragen voor een werkelijk facultatief doel, is artikel 6(1)(a) van toepassing en kan de toestemming worden ingetrokken. Het akkoord gaan met de boekingsvoorwaarden geeft op zich geen toestemming voor ongerelateerde marketing of facultatieve tracking.

4. Betalingen

4.1 Kaartbetalingen worden verwerkt via de betaalservice van Stripe. We ontvangen boekingsgerelateerde betalingsinformatie zoals transactiereferenties, bedrag, valuta, betalingsstatus en informatie over terugbetalingen of geschillen. Stuur ons geen volledige kaartnummers, beveiligingscodes van kaarten of bankwachtwoorden in gewone berichten.

4.2 Stripe verwerkt ook gegevens voor de beveiliging van betalingen en voor eigen wettelijke doeleinden. De relevante privacy-informatie is beschikbaar op https://stripe.com/privacy. Uw bank en betaalprovider hebben hun eigen verwerkingsverantwoordelijkheden.

5. Reisleveranciers en andere ontvangers

5.1 De informatie die nodig is om uw boeking te verwerken, wordt gedeeld met de betreffende vervoerder, chauffeur, touroperator of gids. Dit kan de naam en contactgegevens van de hoofdreiziger, reistijden, vluchtreferentie, ontmoetingspunt, passagiers- en bagagevereisten en relevante service-instructies omvatten. Indien nodig wordt informatie ook uitgewisseld met uw geautoriseerde agent of online reisbureau (OTA) voor de afhandeling van de boeking.

5.2 Geautoriseerd personeel en technische dienstverleners ondersteunen de hosting, boekingsdatabases, accounttoegang, communicatie, betalingsverwerking, adreszoekfunctie en berichtvertaling. De website maakt gebruik van Vercel voor hosting, boekingsdiensten via Supabase, Stripe voor de afrekening en een adreszoekfunctie op basis van Google. E-mailcommunicatie van het bedrijf verloopt via Microsoft-diensten. Berichtvertaling kan worden uitgevoerd door een externe vertaaldienstverlener.

5.3 Professionele adviseurs, verzekeraars, bemiddelaars bij betalingsgeschillen en overheidsinstanties kunnen relevante gegevens ontvangen indien dit noodzakelijk en wettelijk is toegestaan. Verzoeken om informatie over een boeking moeten worden geverifieerd voordat persoonlijke gegevens worden verstrekt. Een leverancier heeft service-informatie nodig, geen onbeperkte toegang tot alle klantgegevens.

6. Adres zoeken, inhoud en externe services

6.1 Wanneer u een ophaal- of bestemmingsadres invoert, worden de ingevoerde locatie en relevante zoekcontext verwerkt om locaties voor te stellen en te vinden met behulp van locatiediensten van Google. Voer geen irrelevante persoonlijke of medische informatie in de locatievelden in.

6.2 Sommige pagina's laden lettertypen of afbeeldingen van externe services, waaronder Google Fonts of Unsplash. Het leveren van deze bronnen vereist een netwerkverzoek dat verbindingsinformatie, zoals een IP-adres en browserinformatie, kan prijsgeven aan de aanbieder. Het privacybeleid van deze externe services is te vinden op https://policies.google.com/privacy en https://unsplash.com/privacy.

6.3 Externe links leiden u naar diensten met hun eigen privacybeleid. Deze kennisgeving vervangt niet het privacybeleid van die diensten.

7. Berichten, vertaling en geautomatiseerde verwerking

7.1 Communicatie over boekingen kan automatisch worden vertaald om klanten en serviceteams te helpen elkaar te begrijpen. De tekst van het bericht en de gewenste taal kunnen door een vertaaldienst worden verwerkt. Het originele bericht kan worden geraadpleegd; vraag ons om belangrijke ophaal-, annulerings- of veiligheidsinstructies te controleren als een vertaling onduidelijk is.

7.2 Geautomatiseerde tools ondersteunen ook zoeken, prijsberekeningen, betalingsstatus en operationele routing. Een weergegeven offerte is afhankelijk van de zoekopdracht en service-informatie. Als een geautomatiseerd resultaat onjuist lijkt of van invloed is op uw boeking, neem dan contact met ons op zodat een medewerker dit kan beoordelen. Deze kennisgeving geeft geen toestemming voor nieuw gebruik van berichten voor niet-gerelateerde marketingdoeleinden of voor een nieuwe, uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbare significante gevolgen.

8. Gevoelige informatie en kinderen

8.1 We hebben doorgaans behoefte aan praktische informatie over de aangeboden hulp, niet aan een volledig medisch dossier. Upload daarom geen onnodige identiteitsdocumenten, medische dossiers of andere gevoelige informatie. Als een afspraak gezondheidsgerelateerde informatie vereist, neem dan contact met ons op zodat we een geschikte methode voor het verzamelen ervan en een geldige bijzondere voorwaarde, zoals expliciete toestemming indien van toepassing, kunnen vaststellen. Het accepteren van een boeking geldt niet als dergelijke toestemming.

8.2 Reserveringen moeten worden gemaakt door een bevoegde volwassene. Informatie over kinderen wordt gebruikt waar nodig om hun reis te regelen, wettelijke beperkingen in acht te nemen of leeftijdsgebonden deelnamevoorwaarden te bepalen. Verstrek alleen de gegevens die voor dat doel noodzakelijk zijn.

9. Internationale verwerking

9.1 Onze diensten omvatten bestemmingen en technologieleveranciers in verschillende landen. Relevante boekingsinformatie moet mogelijk naar de leverancier in het land van bestemming worden verzonden en technologieleveranciers kunnen informatie buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Opslag in één regio betekent niet noodzakelijkerwijs dat alle ondersteunings- of subverwerkingsactiviteiten in die regio plaatsvinden.

9.2 Voor beperkte overdrachten moet het toepasselijke mechanisme worden vastgesteld: bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Specifieke uitzonderingen op basis van contractuele noodzaak zijn beperkt en vormen geen algemene basis voor routinematige uitbesteding naar het buitenland.

9.3 De gepubliceerde overeenkomsten met de aanbieders beschrijven hun overdrachtsmechanismen: Vercel op https://vercel.com/legal/dpa en Supabase op https://supabase.com/legal/dpa. Deze overeenkomsten beschrijven de diensten van die aanbieders, niet van elke aanbieder op de bestemming. Neem contact op met team@protso.com voor informatie over ontvangers en de van toepassing zijnde waarborgen voor uw boeking, en om een kopie aan te vragen (indien beschikbaar, onder voorbehoud van noodzakelijke bewerkingen).

10. Hoe lang informatie wordt bewaard

10.1 De bewaartermijn hangt af van het doel en de toepasselijke verplichtingen. Brondocumenten voor de boekhouding die onder de Estse bewaarplicht vallen, worden over het algemeen zeven jaar bewaard vanaf het einde van het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Dit betekent niet dat elk bericht of browserrecord zeven jaar bewaard moet worden.

10.2 Overige boekings- en ondersteuningsgegevens worden beoordeeld op basis van de voltooiing van de dienstverlening, openstaande terugbetalingen of geschillen, toepasselijke claimtermijnen en wettelijke bewaarplichten. Niet-geconverteerde aanvragen worden beoordeeld op basis van de vraag of vervolgacties nog redelijkerwijs nodig zijn; accountinformatie wordt beoordeeld op basis van de voortdurende relatie en de bijbehorende verplichtingen. Beveiligingsgegevens worden beoordeeld op basis van de onderzoeks- en beschermingsbehoeften.

10.3 Zodra het doel en eventuele wettelijke noodzaak vervallen, dienen gegevens te worden verwijderd of geanonimiseerd. Een juridische bewaarplicht of een onopgelost geschil kan een langere bewaartermijn voor relevante gegevens rechtvaardigen. Deze kennisgeving garandeert niet dat het sluiten van een account financiële gegevens of alle back-upkopieën direct wist. Neem contact met ons op voor een bewaartermijnbeoordeling of een verzoek tot verwijdering van uw gegevens.

11. Marketing en uw keuzes

11.1 Boekingsbevestigingen, ophaalinstructies en noodzakelijke serviceberichten zijn operationele communicatie. Deze staan los van reclame. Een aankoop, aanvraag of acceptatie van deze voorwaarden betekent niet automatisch dat u zich aanmeldt voor marketingdoeleinden.

11.2 Als we marketingabonnementen aanbieden, moet de relevante toestemming of een andere wettelijk toegestane grondslag en een opt-out-mogelijkheid worden verstrekt. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen direct marketing door contact op te nemen met team@protso.com; het intrekken van marketingtoestemming annuleert geen bestaande boeking.

12. Uw rechten met betrekking tot gegevensbescherming

12.1 Onder voorbehoud van de toepasselijke voorwaarden kunt u inzage en een kopie, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking op basis van legitieme belangen aanvragen. U kunt uw toestemming voor verwerking die op toestemming is gebaseerd, intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan het eerdere rechtmatige gebruik ervan. Rechten zijn niet absoluut; zo kan een boekhoudkundige verplichting of een juridische vordering vereisen dat bepaalde gegevens bewaard blijven.

12.2 Stuur uw verzoek per e-mail naar team@protso.com. We kunnen om proportionele informatie vragen om uw identiteit te verifiëren en de gegevens van andere reizigers te beschermen. We reageren doorgaans binnen een maand. Indien een wettelijke verlenging van maximaal twee maanden nodig is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, leggen we dit binnen de eerste maand uit. Wanneer een verzoek niet kan worden ingewilligd, leggen we de reden uit en informeren we u over uw klachtmogelijkheden.

12.3 U kunt een klacht indienen bij de Estse Autoriteit voor Gegevensbescherming via https://www.aki.ee/en of bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar u gewoonlijk woont, werkt of waar de vermeende overtreding heeft plaatsgevonden. U hoeft geen afstand te doen van uw klachtrecht of eerst onze conclusie te accepteren.

13. Beveiliging en updates

13.1 Houd verificatiecodes en account- of betaallinks privé, gebruik vertrouwde apparaten en log uit op gedeelde apparaten. Laat het ons direct weten als u vermoedt dat er ongeoorloofd gebruik wordt gemaakt van uw account of boeking. Geen enkele internetdienst kan absolute veiligheid garanderen.

13.2 Deze kennisgeving is gedateerd en voorzien van een versie. Nieuwe verwerkingen vereisen passende informatie en, indien nodig, een nieuwe wettelijke grondslag of toestemming; het publiceren van een bijgewerkte kennisgeving alleen is geen toestemming. Cookies en soortgelijke browseropslag worden beschreven in het aparte cookiebeleid.