Tietosuojakäytäntö

1. Kuka on vastuussa

1.1 Protso OÜ on protso.com-sivuston toimintaan, tiedustelujen käsittelyyn sekä varausten ja asiakassuhteiden hallinnointiin käytettyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä. Viron rekisterinumero: 14404876. Rekisteröity osoite: Harju maakond, Tallinna, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9, 11314, Viro. Tietosuojapyyntöjä varten ota yhteyttä osoitteeseen team@protso.com ja mainitse vain asian tunnistamiseksi tarvittavat tiedot.

1.2 Tämä ilmoitus koskee verkkosivuston kävijöitä, asiakkaita, matkailijoita, muiden puolesta varaavia henkilöitä sekä verkkosivustoamme käyttävien toimistojen tai palveluntarjoajien edustajia. Myös online-matkatoimisto, maksupalveluntarjoaja tai kuljetusyrittäjä voi käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa oman tietosuojailmoituksensa mukaisesti. Heidän osallistumisensa ei poista meidän vastuutamme omasta käsittelystämme.

2. Keräämämme tiedot ja niiden lähteet

2.1 Kun teet hakuja tai tiedustelet, käsittelemme reitin tai määränpään, matkustuspäivät, matkustajamäärät, valuutan, yhteystiedot ja lähettämäsi viestin. Varauksen yhteydessä tiedot voivat sisältää myös matkustajien nimet, puhelinnumerot, nouto- ja jättöosoitteet, lento- tai junatiedot, lastenistuimiin tai aktiviteetteihin vaadittavat iät, matkatavarat, palveluvaihtoehdot ja varaustiedot.

2.2 Saamme tietoja suoraan sinulta ja tarvittaessa päävaraajalta, matkatoimistoltasi, online-matkatoimistolta tai palveluusi osallistuvalta toimittajalta. Aseta tämä ilmoitus niiden henkilöiden saataville, joiden tiedot annat, ja varmista, että sinulla on valtuudet järjestää heidän matkansa. Jos joku muu on toimittanut tietosi, voit kysyä meiltä lähteestä ja hallussamme olevista tiedoista.

2.3 Asiakas- ja toimistotileillä käytetään sähköpostiosoitteen vahvistusta ja istuntotietoja. Palveluviestit, ladatut liitteet, toimintatiedot, muutokset, peruutukset, valitukset ja maksutiedot voidaan tallentaa varauksen yhteydessä. Yhteystietoja, kuten IP-osoitteita, selaintietoja, pyyntöjen aikoja sekä virhe- tai tietoturvatietoja, käsitellään myös, kun järjestelmät toimittavat tai suojaavat palvelua.

3. Miksi käytämme tietoja ja oikeusperusteemme

3.1 Asiakkaan, joka on tehnyt kanssamme sopimuksen, osalta käytämme tarvittavia tietoja vastataksemme pyydettyihin tiedusteluihin, tehdäksemme tarjouksia, hyväksyäksemme ja hallinnoidaksemme varauksia, koordinoidaksemme noutoja, käsitelläksemme maksuja, lähettääksemme palvelupäivityksiä ja järjestääksemme hyvityksiä: nämä ovat vaiheet ennen sopimusta ja sopimuksen täytäntöönpanoa GDPR:n artiklan 6(1)(b) mukaisesti. Ilman olennaisia yhteys- ja matkatietoja emme välttämättä pysty järjestämään pyydettyä palvelua.

3.2 Toisen henkilön varaamien matkustajien ja yritysten edustajien osalta pyydetyn matkan koordinointi ja viestintä valtuutetun varaajan kanssa perustuu yleensä oikeutettuihin etuihimme palvelun tarjoamisessa ottaen huomioon matkustajan oikeudet. Turvallisuus, maksujen väärinkäytösten estäminen, palvelun laadun tutkiminen ja oikeudellisten vaatimusten esittäminen tai puolustaminen voivat myös perustua oikeutettuihin etuihin 6(1)(f) artiklan nojalla. Voit vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä.

3.3 Käytämme asiaankuuluvia tietoja täyttääksemme kirjanpitoon, verotukseen, sääntelyyn ja lakisääteisiin tiedonantovelvollisuuksiin liittyvät velvoitteemme artiklan 6(1)(c) mukaisesti. Kun pyydämme suostumusta aidosti vapaaehtoiseen tarkoitukseen, sovelletaan artiklan 6(1)(a) mukaista menettelyä ja suostumus voidaan peruuttaa. Varausehtojen hyväksyminen ei sinänsä anna suostumusta muuhun markkinointiin tai valinnaiseen seurantaan.

4. Maksut

4.1 Korttimaksut käsitellään Stripen kassapalvelun kautta. Saamme varaukseen liittyviä maksutietoja, kuten tapahtuman viitetiedot, summan, valuutan, maksun tilan sekä tiedot hyvityksistä tai riitautuksista. Älä lähetä meille kokonaisia korttinumeroita, kortin turvakoodeja tai pankkisalasanoja tavallisissa viesteissä.

4.2 Stripe käsittelee tietoja myös maksuturvallisuuden ja omien sääntelyyn liittyvien tarkoituksiinsa. Sovellettavat tietosuojatiedot ovat saatavilla osoitteessa https://stripe.com/privacy. Pankillasi ja maksuverkollasi on omat käsittelyvastuunsa.

5. Matkanjärjestäjät ja muut vastaanottajat

5.1 Varauksesi toimittamiseen tarvittavat tiedot jaetaan asiaankuuluvan kuljetusyrityksen, kuljettajan, matkanjärjestäjän tai oppaan kanssa. Näitä voivat olla päämatkustajan nimi ja yhteystiedot, matka-ajat, lennon viitenumero, tapaamispaikka, matkustaja- ja matkatavaravaatimukset sekä asiaankuuluvat palveluohjeet. Tietoja vaihdetaan myös valtuutetun edustajasi tai matkatoimiston kanssa, jos se on tarpeen varauksen hallinnoimiseksi.

5.2 Valtuutettu henkilöstö ja tekniset palveluntarjoajat tukevat hosting-palveluita, varaustietokantoja, tilien käyttöä, viestintää, maksujen käsittelyä, osoitehakua ja viestien kääntämistä. Verkkosivusto käyttää Verceliä hosting-palveluissa, Supabasen tukemia varauspalveluita, Stripeä kassapalveluissa ja Googlen tuottamaa osoitehakua varten. Yrityksen sähköpostiviestinnässä käytetään Microsoftin palveluita. Viestien kääntämiseen saattaa liittyä käännöspalveluntarjoaja.

5.3 Ammattimaiset neuvonantajat, vakuutusyhtiöt, maksuriitojen käsittelijät ja viranomaiset voivat saada asiaankuuluvia tietoja tarvittaessa ja lainmukaisesti. Varausta koskevat tietopyynnöt on tarkistettava ennen henkilötietojen luovuttamista. Toimittaja tarvitsee palvelutietoja, ei rajoittamatonta pääsyä kaikkiin asiakastietoihin.

6. Osoitehaku, sisältö ja ulkoiset palvelut

6.1 Kun kirjoitat noutopaikan tai määränpään, syötetty sijainti ja asiaankuuluva hakukonteksti käsitellään paikkojen ehdottamiseksi ja ratkaisemiseksi Googlen johdettujen sijaintipalveluiden avulla. Vältä kirjoittamasta epäolennaisia henkilökohtaisia tai lääketieteellisiä tietoja sijaintikenttiin.

6.2 Jotkin sivut lataavat fontteja tai kuvia ulkoisista palveluista, kuten Google Fontsista tai Unsplashista. Näiden resurssien toimittaminen edellyttää verkkopyyntöä, joka voi paljastaa yhteystietoja, kuten IP-osoitteen ja selaintiedot, resurssin tarjoajalle. Ulkoisten palveluiden käytäntöihin kuuluvat https://policies.google.com/privacy ja https://unsplash.com/privacy.

6.3 Ulkoiset linkit vievät palveluihin, joilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Tämä ilmoitus ei korvaa kyseisten palveluiden omia ilmoituksia.

7. Viestit, käännös ja automatisoitu käsittely

7.1 Varausviestit voidaan kääntää automaattisesti, jotta asiakkaat ja palvelutiimit ymmärtäisivät toisiaan paremmin. Viestin teksti ja vaadittu kieli voidaan käsitellä käännöspalvelun avulla. Alkuperäiseen viestiin voi tutustua; pyydä meitä tarkistamaan tärkeät nouto-, peruutus- tai turvallisuusohjeet, jos käännös on epäselvä.

7.2 Automatisoidut työkalut tukevat myös hakua, hintalaskentaa, maksutilanteen seurantaa ja operatiivista reititystä. Näytetty tarjous riippuu hausta ja palvelutiedoista. Jos automatisoitu tulos näyttää virheelliseltä tai vaikuttaa varaukseesi, ota meihin yhteyttä, jotta voimme tarkistaa sen. Tämä ilmoitus ei valtuuta viestien uudelleenkäyttöä muuhun kuin asiaankuuluvaan markkinointiin tai uutta pelkästään automatisoitua päätöstä, jolla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

8. Arkaluonteiset tiedot ja lapset

8.1 Yleensä tarvitsemme käytännön apua, emme täydellisiä sairauskertomuksia. Älä lataa tarpeettomia henkilöllisyystodistuksia, terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja. Jos järjestely vaatii terveystietoja, ota meihin yhteyttä, jotta voimme määrittää sopivan keräysmenetelmän ja pätevän erityisluokan ehdon, kuten nimenomaisen suostumuksen, tarvittaessa. Tavallinen varauksen hyväksyminen ei ole tällainen suostumus.

8.2 Varaukset on tehtävä valtuutetun aikuisen toimesta. Lasten tietoja käytetään tarvittaessa heidän matkansa järjestämiseen, laillisten rajoitusten tai ikään liittyvien osallistumisehtojen täyttämiseen. Anna vain tähän tarkoitukseen tarvittavat tiedot.

9. Kansainvälinen käsittely

9.1 Palvelumme sisältävät kohteita ja teknologian tarjoajia eri maissa. Asiaankuuluvat varaustiedot saatetaan joutua lähettämään toimittajalle kohdemaassa, ja teknologian tarjoajat saattavat käsitellä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tallennus yhdellä alueella ei välttämättä tarkoita, että kaikki tuki- tai alihankintatoiminnot pysyvät kyseisellä alueella.

9.2 Rajoitettujen siirtojen osalta on yksilöitävä sovellettava mekanismi: esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeet, tarvittaessa lisätoimenpiteineen. Erityiset sopimuksen välttämättömyyteen liittyvät poikkeukset ovat rajalliset, eivätkä ne ole yleinen perusta rutiininomaiselle ulkoistamiselle.

9.3 Julkaistuissa palveluntarjoajajärjestelyissä kuvataan siirtomekanismit: Vercel osoitteessa https://vercel.com/legal/dpa ja Supabase osoitteessa https://supabase.com/legal/dpa. Nämä kuvaavat kyseisten palveluntarjoajien palveluita, eivät kaikkia kohdetoimittajia. Ota yhteyttä osoitteeseen team@protso.com saadaksesi tietoa vastaanottajista ja varaukseesi sovellettavista suojatoimista sekä pyytääksesi kopion, jos saatavilla, tarvittavien muokkausten mukaisesti.

10. Kuinka kauan tietoja säilytetään

10.1 Säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta ja sovellettavista velvoitteista. Viron säilytyssääntöjen alaisia kirjanpidon lähdeasiakirjoja säilytetään yleensä seitsemän vuotta sen tilikauden päättymisestä, johon ne liittyvät. Tämä ei tarkoita, että jokaista viestiä tai selainmerkintää on säilytettävä seitsemän vuotta.

10.2 Muita varaus- ja tukitietoja arvioidaan palvelun valmistumisen, maksamatta olevien hyvitysten tai riitojen, sovellettavien korvausjaksojen ja lakisääteisten säilytysvelvollisuuksien perusteella. Vastaamattomia tiedusteluja arvioidaan sen perusteella, onko jatkotoimia edelleen kohtuullisesti tarpeen; tilitietoja jatkuvan asiakassuhteen ja siihen liittyvien velvoitteiden perusteella. Tietoturvatietoja arvioidaan tutkinta- ja suojaustarpeiden perusteella.

10.3 Kun tarkoitus ja mahdollinen laillinen tarve lakkaavat, tiedot tulee poistaa tai anonymisoida. Oikeudellinen pidätysmääräys tai ratkaisematon kiista voi oikeuttaa asiaankuuluvien tietojen pidemmän säilytyksen. Tämä ilmoitus ei takaa, että tilin sulkeminen poistaa taloudelliset tiedot tai kaikki varmuuskopiot välittömästi. Ota meihin yhteyttä saadaksesi säilytysarvioinnin tai poistopyynnön tietojesi säilyttämisestä.

11. Markkinointi ja valintasi

11.1 Varausvahvistukset, nouto-ohjeet ja tarvittavat palveluviestit ovat operatiivista viestintää. Ne ovat erillään mainonnasta. Osto, tiedustelu tai näiden ehtojen hyväksyminen ei automaattisesti rekisteröi sinua markkinointiin.

11.2 Jos tarjoamme markkinointitilauksia, on annettava asiaankuuluva lupa tai muu lain sallima peruste ja mahdollisuus kieltäytyä markkinoinnista. Voit vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa ottamalla yhteyttä osoitteeseen team@protso.com; markkinointiluvan peruuttaminen ei peruuta olemassa olevaa varausta.

12. Tietosuojaoikeutesi

12.1 Sovellettavien ehtojen mukaisesti voit pyytää pääsyä tietoihin ja niiden kopiointia, oikaisua, poistamista, rajoittamista, siirrettävyyttä tai vastustaa käsittelyä oikeutettujen etujesi perusteella. Voit peruuttaa suostumuksesi käsittelyyn, joka perustuu suostumukseen, vaikuttamatta sen aiempaan lailliseen käyttöön. Oikeudet eivät ole absoluuttisia; esimerkiksi kirjanpitovelvoite tai oikeudellinen vaatimus voi edellyttää joidenkin tietojen säilyttämistä.

12.2 Lähetä pyyntösi sähköpostitse osoitteeseen team@protso.com. Saatamme pyytää oikeasuhtaisia tietoja henkilöllisyytesi varmentamiseksi ja muiden matkustajien tietojen suojaamiseksi. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjen monimutkaisuuden tai määrän vuoksi tarvitaan laillista kahden kuukauden pidennystä, selitämme sen ensimmäisen kuukauden kuluessa. Jos pyyntöä ei voida täyttää, selitämme syyn ja käytettävissä olevat valitusoikeudet.

12.3 Voit tehdä valituksen Viron tietosuojavaltuutetulle osoitteessa https://www.aki.ee/en tai valvontaviranomaiselle vakituisessa asuin- tai työmaassasi tai maassa, jossa väitetty rikkomus on tapahtunut. Sinun ei tarvitse luopua valitusoikeudesta tai ensin hyväksyä johtopäätöstämme.

13. Tietoturva ja päivitykset

13.1 Pidä vahvistuskoodit ja tili- tai maksulinkit yksityisinä, käytä luotettavia laitteita ja kirjaudu ulos jaetuilta laitteilta. Ilmoita meille viipymättä, jos epäilet tilisi tai varauksesi luvatonta käyttöä. Mikään internet-palvelu ei voi taata täydellistä turvallisuutta.

13.2 Tämä ilmoitus on päivätty ja versioitu. Olennainen uusi käsittely edellyttää asianmukaisia tietoja ja tarvittaessa uutta oikeusperustaa tai suostumusta; pelkkä päivitetyn ilmoituksen julkaiseminen ei riitä suostumuksen antamiseen. Evästeet ja vastaavat selaimen tallennustilat on kuvattu erillisessä evästekäytännössä.